【商業簡報法】

經過三週紮實的 Excel 課程分享之後,相信大家對於資料的整理以及公式的應用都能更加熟悉,接下來就要學習:如何將資料中得到的 Insights 做成一份簡潔有力且邏輯脈絡清晰的簡報!


這次特地邀請到 MasterCard 的資深顧問 Jim 來分享「商業簡報法」,相信經過這堂課後未來在製作簡報上都會有很大的幫助!


  • 釐清簡報目的

  • 搭建故事線

  • 模塊化排版

  • 串聯模塊

  • 總結論點

  • 提升質感



釐清簡報目的 — 想清楚之前別急著畫 Slide


簡報最主要的目的是有效率的溝通,但一般人最常犯的錯誤就是馬上一股腦地將所有資訊全部塞到簡報裡面,抑或是呈現的資訊過於片段、零碎,這些都會讓客戶無法好好的閱讀,因此在製作簡報之前要先想清楚這三個步驟:


1.簡報的目的是什麼

單純說明研究結果?還是報告目前的專案進度?或者是為了呈現下一季度的銷售預估?不同的資訊量有不同的呈現方式,適時的「因材施教」才能將正確的資訊有效率的傳遞。


2.簡報的對象是誰

如果是高階主管,那呈現的內容必須精準扼要,去除不必要的資訊,直接破題將結論呈現出來;如果對象是一般民眾,則必須降低兩邊的資訊落差,盡量將專業的知識用最平易近人的詞句呈現,必須根據對象調整資訊的深度以及數量。


3.簡報長度有多長

不必要且較為零碎的資訊可以放在後面的 Appendix,適時的簡報長度既不會讓客戶感到沉悶,也能確定客戶能夠剛好的吸收簡報資訊。



搭建故事線 — 好的故事線能讓客戶自己閱讀也能明白你的論點


  1. 善用 Ghost Deck

麼是 Ghost Deck?其實就是先在白片或者紙本上先整理每一張投影片要表達的 Storyline,隨後將初步整理過後的資料、假說貼上,主要用途是透過整理過後的資料驗證假說,這種方式能夠提升製作簡報的效率,亦可以利用 80/20 法則,但你擁有 20% 資訊的時候就可以先開始製作 Storyline,隨後的 80% 可以用假說驗證進行調整,逐步地將整件事件勾勒出來。


  1. 利用核心字彙

在語句中適度的加入核心字彙,不僅能讓客戶感受到專業程度,也能更加提煉簡報的內容,增加客戶的記憶點,舉例來說:像是「拿下更多市場份額」可以轉換成「增量博弈」;「更好的找到」可以變成「精準投放」。



模塊化排版以及串聯模塊 — 善用方塊、箭頭讓簡報整齊清晰


除非簡報的用途是拿去美感設計比賽,不然最主要的目的是讓客戶能夠清楚理解簡報的內容,因此只要善用方塊、箭頭,再加上箭頭表達順序、因果關係,就可以把簡報的內容清楚的呈現,最後利用顏色、大小、粗體做出層次的變化以及想要強調的部分。這邊以 BCG 在 2016 發佈的簡報為例:



總結論點 — 關鍵時刻善用結論,讓客戶快速掌握資訊


以下有三個關鍵時刻非常建議可以總結論點

  1. 執行摘要

通常會出現在簡報的一開頭,利用一頁執行摘要幫助客戶快速釐清此次會議的重點以及清楚掌握專案脈絡。


  1. 專案回顧

通常如果會議時程過長,或者距離上一次開會太久需要 Recap 的時候,就很適合製作一頁總結,幫助客戶回憶前面的重點或是上次會議的結論,講者必須確保所有客戶都有聽懂或進入狀況,這樣才能有效率的進行後續會議的進行。


  1. 匯報總結

通常會出現在簡報最後面,列出幾項希望客戶能夠記得的事項 (Takeaway),為整個簡報內容劃下強而有力的結尾。



提升質感 — 三要素快速提高簡報專業度: 字體、對齊和配色


  1. 字體統一

盡量選擇標準字體,像是微軟正黑體,也盡量不要使用過於可愛的字體,否則將會降低簡報的專業程度。


  1. 配色一致

假設客戶是 Line,那麼簡報配色可以嘗試使用綠色系列;如果是蝦皮,則可以穿插使用橘色配色,盡量配合客戶的主視覺顏色設計簡報,但要注意的是每頁簡報的顏色不要用超過三種顏色,否則會顯得雜亂無章、沒有特色。


  1. 前後對齊

透過簡單的上下、左右對齊便可以呈現專業的感覺,也直接提高了可閱讀性,幫助客戶更容易理解簡報的內容。


最後也提供一個免費的線上網站,裡面收錄了來自 McKinsey, BCG, Bain 知名顧問公司曾經發佈過的簡報,想要增加簡報製作的技巧與熟練度,除了親手製作以外,也能透過閱讀他人的簡報來直接提升美感以及設計的邏輯。

https://www.theanalystacademy.com/consulting-presentations/