Excel 基本操作以及常用公式

經過上一堂資料分析概論的課程,相信大家更加了解 Excel 應用在實務上的重要性,這次邀請到在 Inline Apps 的 Willy 擔任 Excel 業師,精通 Excel 的他將帶來連續三堂精彩的課程,讓大家從 Excel 小白變成 Dashboard 達人!


經過這堂課程你將會學到

  • 快捷鍵操作

  • 常用公式介紹

(以下將會以 Windows 系統以及 Google Sheets 進行操作)



快捷鍵介紹


這邊介紹幾個常用的快捷鍵,幫助你更快速的應用 Excel


Ctrl

只要在資料裡面任一欄位按住 Ctrl + 任一個方向鍵,就可以到達資料的邊界,實務上經常用來快速確認整份資料的數量、規模。


另外 Ctrl 也能跟其他按鍵合作,較常用的所屬

  • Ctrl + A:圈選整份資料,方便編輯或做其他操作

  • Ctrl + F:尋找特定字元的功能,也可以進行字元的替代 Ex.搜尋所有的「臺」字換成「台」字

  • Ctrl + X:剪下

  • Ctrl + Z:重回上一步的動作

  • Ctrl + S:儲存檔案



Shift

圈選資料通常有兩個方法,一個是用滑鼠左鍵按住並且拖曳,不過只適合數量較少的資料,因此最常使用的就是按住 「Shift + 任意方向鍵」。


舉例來說:當我停在 A1 格子時,按住 「Shift + →→→」便可以選取整列共四格的資料


Ctrl + Shift

綜合上面所學的,若一次想要快速選取「整欄」或者「整列」的資料,只要按住 「Ctrl + Shift + 任意方向鍵」,便可以一次選取所需要的資料,由於在實務上經常會處理大量資料,因此這算是非常實用的小技巧,比起用滑鼠選取,這樣的方式反而更有效率以及更精準的選取所需要的資料。


舉例來說:我只要按 Ctrl + Shift + → 就能夠一次選取整列的資料

(比起上面只按 Shift 卻要按四次 → ,反而更有效率)



條件式格式設定


假設要在眾多資料中一眼看出所想要的結果,可以試試條件式格式設定,舉例來說,如果我想要在這三個人的分數中分別找出分數「大於等於90分」以及「低於60分」的話:

Step1:圈選全部分數資料

Step2:格式>條件式格式設定

Step3:分別進行顏色設定


結果如下



常用公式介紹


Left() & Right()


處理資料的時候難免會遇到需要擷取特定的字元或者資訊需要被加密,這時候就可以利用 Left() & Right() 函數進行操作,裡面會需要填兩個資訊。


=Left(值, 從左邊數來共幾個字元)

=Right(值, 從右邊數來共幾個字元)

舉例來說


Case1:需要擷取前面的縣市名稱


Case2:擷取後面的區域名稱


Case3:加密

假設今天要將隱私資料進行加密,像是身份證字號,我們想要把中間三碼變成XXX以防資料外洩被利用,這時候除了要使用 Left() & Right() 公式以外,還要搭配&將中間字元串起來。


Tips

「 &」 在 Excel 公式裡面經常用來連接公式的結果。

「””」雙引號用來當要連結字元時,必須在外面用雙引號包起來。


Countifs


此公式經常用來計算符合條件的數量有多少個,公式的寫法以兩個為一組,且可以設定多個條件,也就是取交集的概念,舉例來說

=Countifs(範圍1, 條件1)

=Countifs(範圍1, 條件1,範圍2,條件2)

=Countifs(範圍1, 條件1,範圍2,條件2,範圍3,條件3)

.....

以此類推,下面則以實際例子說明:


Case1:多少人國文分數及格


Case2:多少人國文和英文同時及格


Case3:多少人國文、英文和數學同時及格


Sumifs


此公式經常用來計算符合條件的數字加總為多少,公式寫法為

=Sumifs( 想要加總的範圍, 範圍1, 條件1)

=Sumifs( 想要加總的範圍, 範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2)

=Sumifs( 想要加總的範圍, 範圍1, 條件1, 範圍2, 條件2, 範圍3, 條件3)

以此類推,只要前面的加總範圍確定,後面就可以設定多個條件

舉例來說:


Case1:台北的商品共多少錢


Case2:台北且有機的商品共多少錢


Case3:台北、有機且高品質的商品共多少錢


Vlookup


此公式可以幫助使用者快速從表格中找出特定欄位的資料,公式總共有四個位置需要填寫

=vlookup( 查找目標, 查找範圍 , 查找的欄位數 , 選擇精確或是模糊查找)


  • 查找目標:顧名思義,想要搜尋的資料值

  • 查找範圍:範圍必須包含搜尋值,否則會找不到

  • 查找的欄位數:當找到搜尋值時,想要回傳的資料

  • 完全符合or大約符合:這邊可以填 0 (完全符合) 或者1 (大約符合),如果什麼都不填系統會預設為0 (完全符合),實務上幾乎不會用到 1

舉例來說:


Case1:尋找黃曉明的國文分數


Case2:尋找安酒拉的英文分數


Case3:尋找瑪斯克的數學分數


只要多加練習上面幾個公式,基本上就能應付大部分商業分析可能會遇到的問題,不過熟悉公式是一回事,如何將全部的公式整合在一起使用又是另外一個困難的課題了,因此下一周 Willy 將會帶領大家如何從零開始,運用各種公式搭建一張實務上經常會使用到的 Dashboard!