Power BI 新手入門

(*本文中出現圖片擷取自 Betty Hsieh 提供之上課講義,非常感謝 Betty 的用心教學!)


不少的研究指出,人類對於視覺化的報表較能靈活運用,也能保留更長期的記憶,而在工作實務上,分析數據後如何用適當的圖表、有邏輯的故事線呈現給主管才是最後成敗的關鍵。這次 BAC 特地邀請到 Power BI 資深講師 Betty 來分享 Power BI 的使用方法,希望能為學員們在製作視覺化圖表能打下良好的基礎,閱讀完這篇文章你將會熟悉 Power BI 的使用介面與基本工具。


在開始介紹 Power BI 之前,Betty 為我們簡單的介紹了 Power BI 相對於 Tableau 的優點,同樣都是將大量數據轉換成視覺化圖表的製作工具,Power BI 僅需低導入成本,且其與 excel 操作介面相似,能連接資料庫與大數據等多種資料來源(例如:Google Analytics),可處理逾百萬筆資料,也能建立資料表的關聯性,在行動裝置普及的時代,Power BI 能提供報表線上即時查詢的功能,可將報表發行至瀏覽器或行動裝置,而對於使用微軟作業系統的人來說,在 PowerPoint 可嵌入動態的 Power BI 報表,可說是非常方便。


在選擇資料匯入 Power BI 時,Betty 提醒了「三不一要」法則:

  • 不要有合併儲存格,會導致另一個欄位出現空值

  • 不要有小計、平均列或是樞紐分析表

  • 不要使用跨欄位標題

  • 要使用 Raw data 匯入


接著就開始使用 Power BI 吧!

(備註:目前 Power BI 完整版僅提供在微軟作業系統,MacOS 僅提供線上版,功能有點差異,建議使用 MacOS 的學員安裝雙系統再下載使用。)


打開 Power BI 後的介面如下圖。



(一)匯入資料

點選功能列中的「常用」「取得資料」並選擇資料類型(例:Excel 活頁簿),在導覽器中選擇欲匯入的工作表,點選「載入」便可成功匯入資料。


或是可點選「常用」「取得資料」「資料夾」匯入整個資料夾中的資料,點選「合併並載入」,系統會自動將欄位相同的資料合併。



(二)資料清理:格式調整、資料轉換、資料行列處理、資料合併工具

在面對雜亂資料時,你可以利用 Power BI 的 Power Query 進行資料預處理,再將資料匯入 Power BI 開始建立圖表。


1.匯入資料後點選「轉換資料」,進入 Power Query 編輯介面。


2.右側欄位能檢視每個在 Power Query 上執行的步驟,如果要修改上一步可以直接用右側欄位修改,而這個功能也視資料清理的程度而異,若是取消不可回溯的步驟,後面的資料清理步驟也會受影響。而綠線則是會系統會自動判斷該欄位的健康程度,檢驗資料是否有缺失或錯誤,可以當作參考。


3.資料清理功能介紹


a.點選欄位標題可移除、複製資料欄,旁邊的下拉選單可篩選資料、移除空格、資料排序,欄位標題左側的小 logo 則是可以調整資料型態,例如文字、小數、日期等,按兩下則可以為欄標題重新命名

b.上方工具欄的「移除資料列」功能:移除重複項目及移除資料列

c.資料填補:上方工具欄的「取代」功能、「填滿」功能

d.分割欄位:「分割資料行」可將一欄位依字元數或符號做分割,例如資料為「猴子-香蕉」,則可以設定以「-」分割為「猴子」與「香蕉」並生成兩個欄位

e.長按欄位拖曳則可以移動資料行

f.「擷取」功能可以將欄位內不需要的字元剔除,有點類似 excel 函數 trim 的概念,「格式」中的修剪也可以達到此作用,也可以利用「格式」功能做大小寫轉換的清理

g.「取消樞紐資料行」能夠把資料變為 「屬性與值」 兩個不同欄位,最後再讓分析者去自定義其他分析方式,邏輯類似於下圖。


k.上方的加減乘除符號:能夠一次計算整欄位的加減乘除

l.「統計資料」:計算欄位較簡單的統計數據,例如加總、最大/最小值、中位數、平均數、變異數等

m.轉置:將列與欄互換

n.反轉資料列:資料的反向排序,最後一列會變成新資料的第一列

o.分組依據:依照設定的條件將資料做分組

p.合併查詢:在 Power Query 中另外匯入查詢表,能透過合併查詢的方式找出其配對的資料,功能類似於 excel 函數中的 vlookup。點選合併查詢,匯入要比對的查詢表,並點選要比對的欄位,點選確定後到 Power Query 主頁按下新欄位標題右邊的合併按鈕,選擇比對後要呈現的資料即完成。(如下圖操作)



(三)圖表類型與製作 Dashboard


Power BI 提供了多種常見的圖表製作,例如直條圖、圓形圖、樹狀圖、散佈圖、折線圖、地圖(註:需開啟隱私設定)等等,而利用 Power BI 製作 dashboard、多種圖表交叉對照非常方便。


首先,在「視覺效果」點選「矩陣」,並在欄位點選要取用的資料類別,調整要呈現的欄與列、設定格式便可完成矩陣圖表,可透過階層展開與收合查看大類別資料與其詳細資訊。


選擇其他類型的圖表操作模式也大致相同,但在 Power BI 中若選擇的資料相同,圖表便會是連動的,例如在 A 圖表選擇看 A 國家的資料,B 圖表若也包含了 A 國家則 B 圖表也會呈現 A 國家的資料圖表。


在建立 dashboard 時,很重要的一點是插入篩選器,點選「交叉分析篩選器」並選擇欲篩選的欄位與調整樣式,在一個 dashboard 中並不限於一維度的篩選器。


經過適度的美化與排版,便完成 dashboard,案例成果如下圖。



(四)關聯模型


在PowerBI中我們若是想要將不同的表的資料放到同一張同表中時,有時候我們會發現到圖表無法正確顯示,這是因為在PowerBI中,不同的表需要建立關聯他才能正確判讀資料間的聯繫,在絕大部分的情況下PowerBI都會自動將關聯建立好,但當出現上述情形時,我們便需要自行去建立關聯模型。


切換至【模型】頁面,我們便可以看到各個表的模型呈現在當中


而我們建立關聯模型的方法也十分容易,只需要在兩個表間找到相關值,例如圖中日期表的日期與財務費用表的財務日期、以及銷售資料表的訂單日期,選取之後以拖拉的方式拉至另一個表中的關聯值,就可以輕易的建立關聯了。


Power BI 在各個工具還有更多實用的功能,閱讀完這篇文章的你也可以自己動手試試!